회사생활
품의서 양식 무료 다운로드
업무 추진에 앞서 결재권자의 승인을 구하는 사내 문서입니다. 목적·세부 내용·소요 예산·기대 효과를 정리해 결재를 받고, 승인된 내용대로 업무를 집행합니다.
품의서 양식 무료로 작성하기품의서가 필요한 상황
- 비품·장비 구매 등 예산이 드는 업무의 사전 승인을 받아야 할 때
- 외주 계약·행사 개최 등 새로운 업무 추진을 결재받아야 할 때
- 인력 충원·교육 시행 등 조직 차원의 결정을 요청할 때
- 규정상 사전 결재가 필요한 사안을 문서로 남겨야 할 때
- 집행 근거를 남겨 회계·감사에 대비해야 할 때
품의서 작성 방법
- 1문서번호와 소속·기안자·기안일을 머리말에 적습니다.
- 2제목은 "OO 구매의 건"처럼 결재권자가 한눈에 알 수 있게 씁니다.
- 3목적란에 왜 이 업무가 필요한지 배경을 간결하게 적습니다.
- 4세부 내용에 대상·수량·방법 등 구체적인 실행 계획을 적습니다.
- 5소요 예산과 예산 과목, 추진 일정을 기재합니다.
- 6기대 효과와 첨부 서류를 적고 결재란을 붙여 상신합니다.
품의서 작성 시 주의사항
- •품의서는 집행 **전** 승인을 구하는 문서이고, 지출결의서는 집행된 비용의 지급·정산을 위한 문서입니다. 순서를 혼동하지 마세요.
- •예산이 드는 사안은 반드시 금액과 예산 과목을 적어야 회계 처리가 수월합니다.
- •견적서 등 근거 자료를 첨부하면 결재 속도가 빨라집니다.
- •결재선(담당·팀장·대표)은 회사 규정에 맞게 조정해 사용하세요. 화면에서 결재란을 숨길 수도 있습니다.
- •승인 후 내용이 바뀌면 변경 품의를 다시 올리는 것이 원칙입니다.
품의서 자주 묻는 질문
Q. 품의서와 기안서는 다른가요?
실무에서는 거의 같은 뜻으로 씁니다. 기안서가 더 넓은 개념이고, 그중 승인·재가를 구하는 문서를 품의서라 부르는 경우가 많습니다.
Q. 지출결의서와 어떻게 구분하나요?
품의서는 "쓰겠습니다"라는 사전 승인 요청, 지출결의서는 "썼으니 지급해 주세요"라는 사후 정산 문서입니다.
Q. 결재란을 회사 양식에 맞게 바꿀 수 있나요?
결재란은 담당·팀장·대표 3단으로 제공되며 화면에서 표시/숨김을 고를 수 있습니다. 직위 표기는 인쇄 후 수기로 조정하거나 자유 추가 항목을 활용하세요.
Q. 예산이 들지 않는 품의도 있나요?
있습니다. 예산 항목을 숨기면 제도 개선·업무 방식 변경 등 비용이 없는 사안도 품의서로 올릴 수 있습니다.
Q. 첨부 서류는 어떻게 표기하나요?
첨부란에 "견적서 1부"처럼 종류와 수량을 적고 실제 서류를 뒤에 붙여 함께 상신합니다.
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