문서 작성 가이드

재직증명서는 특정인이 현재 회사에 소속되어 근무하고 있음을 회사가 공식적으로 증명하는 문서입니다. 은행 대출, 비자 발급, 관공서 제출 등에 사용됩니다.

경력증명서는 과거 또는 현재 근무한 회사에서의 재직 기간·담당 업무·직위 등 경력 사항을 증명하는 문서입니다. 이직·대출·자격 요건 심사 등에 사용됩니다.

연차 신청서는 근로자가 연차 유급휴가를 사용하기 위해 사용 일자와 사유를 적어 회사에 제출·결재받는 문서입니다. 사전 신청·승인 절차에 사용됩니다.

지각 사유서는 근로자가 정해진 출근 시각보다 늦은 이유를 회사에 설명하고 제출하는 문서입니다. 반성이나 재발 방지 의사를 함께 담기도 합니다.

조퇴 사유서는 근로자가 정규 근무시간을 마치기 전에 먼저 퇴근해야 하는 이유를 회사에 설명하고 결재받는 문서입니다.

지출결의서는 회사 자금으로 지출한(또는 지출할) 비용의 내역·금액·용도를 정리해 결재받는 회계 문서입니다. 경비 정산과 지출 승인의 근거가 됩니다.

시말서는 업무상 잘못이나 사고의 경위를 밝히고 잘못을 인정·반성하며 재발 방지를 다짐하는 문서입니다. 징계 절차에서 요구되는 경우가 많습니다.

사직서는 근로자가 회사에 근로계약 종료(퇴사) 의사를 밝히는 문서입니다. 퇴사 사유와 희망 퇴사일을 기재해 제출합니다.

퇴직증명서는 근로자가 회사를 퇴직했다는 사실과 재직 기간·퇴직일 등을 회사가 증명하는 문서입니다. 실업급여 신청·이직 등에 사용됩니다.

경위서는 사고·문제·분쟁 등이 발생한 경위와 원인을 사실대로 정리해 보고하는 문서입니다. 책임 소재 판단이나 재발 방지 검토의 근거가 됩니다.

업무인수인계서는 담당자가 바뀔 때 진행 중인 업무·자료·연락처 등을 후임자에게 정리해 넘기는 문서입니다. 퇴사·부서 이동 시 업무 공백을 막습니다.

보안서약서는 임직원이 업무 중 알게 된 회사의 기밀·개인정보 등을 유출하지 않고 보호하겠다고 약속하는 문서입니다. 입사·프로젝트 참여·재택근무 시 작성합니다.

회의록은 회의의 일시·참석자·안건·논의 내용·결정 사항을 정리해 기록으로 남기는 문서입니다. 의사결정 근거와 후속 조치 관리에 사용됩니다.

출장보고서는 업무 출장의 목적·일정·수행 내용·성과와 비용을 정리해 보고하는 문서입니다. 출장 결과 공유와 경비 정산의 근거가 됩니다.

휴직신청서는 근로자가 질병·육아·개인 사정 등으로 일정 기간 근로를 쉬기 위해 휴직 사유와 기간을 적어 회사에 신청·승인받는 문서입니다.

재화나 용역을 공급하기 전에 품목·수량·단가·공급가액을 정리해 고객에게 제시하는 가격 제안 문서입니다. 발주와 계약 협의의 출발점이 됩니다.

업무 과정에서 알게 된 영업비밀·기술·경영정보를 제3자에게 누설하거나 목적 외로 사용하지 않겠다고 약정하는 문서입니다. 채용·협업 시 정보 보호에 씁니다.

사용자와 근로자가 임금·근로시간·업무 등 근로조건을 서면으로 정하는 계약서입니다. 근로기준법 제17조에 따라 작성과 교부가 의무입니다.

주 소정근로시간이 통상 근로자보다 짧은 아르바이트·시간제 근로자와 체결하는 근로계약서입니다. 근로일별 근로시간 명시가 핵심입니다.

근로자가 아닌 수급인(프리랜서·외주업체)이 특정 용역이나 결과물을 제공하고 대금을 받는 도급형 계약서입니다. 근로계약과 구분해 사용합니다.

임금을 지급할 때 근로자에게 교부하는 명세서로, 임금 총액과 구성 항목·공제 내역을 기재합니다. 근로기준법 제48조에 따라 교부가 의무입니다.

재화나 용역을 공급하며 품목·수량·단가·공급가액·세액 등 거래 내역을 정리해 거래처에 발행하는 명세 문서입니다. 거래 사실을 확인하는 자료로 씁니다.

구매자가 공급자에게 품목·수량·납기·단가를 지정해 주문 의사를 공식적으로 전달하는 구매 문서입니다. 견적을 확정하고 거래를 시작하는 단계에서 씁니다.

공급한 재화나 용역의 대금 지급을 요청하기 위해 금액·입금 계좌·지급 기한을 명시해 거래처에 보내는 대금 청구 문서입니다.

연봉계약서는 1년 단위 연봉 총액과 지급 방법·근무 조건을 정하는 근로계약서입니다. 월 분할 지급액과 연봉 적용기간을 명확히 남겨 임금 분쟁을 예방합니다.

계약직(기간제) 근로계약서는 근로계약기간의 시작일과 종료일을 정해 체결하는 근로계약서입니다. 기간 만료 시 계약 종료와 갱신 조건을 명확히 합니다.

일용직 근로계약서는 1일 단위로 근로계약을 맺는 일용근로자용 계약서입니다. 근로시간·일급·지급 방법을 명확히 해 임금 다툼을 예방합니다.

청소년(연소자) 근로계약서는 만 18세 미만 근로자를 채용할 때 쓰는 근로계약서입니다. 1일 7시간·주 35시간 한도와 친권자 동의서가 핵심입니다.

주주총회의 일시·장소·출석 주주 현황과 안건별 결의 결과를 기록하는 공식 회의록입니다. 임원 변경·정관 변경·결산 승인 등의 등기와 결산 증빙에 필요한 서류입니다.

주주총회를 실제로 열지 않고 주주 전원의 서면 동의로 총회 결의를 갈음하는 문서입니다. 상법 제363조 제4항에 근거하며 주주 동의서를 함께 첨부합니다.

주주 전원이 상법 제363조 제4항에 따라 주주총회 소집통지 절차를 생략하고 총회를 여는 데 동의한다는 문서입니다. 신속한 총회 개최와 소집 하자 예방에 쓰입니다.

이사회의 일시·장소·출석 이사 현황과 안건별 결의 결과를 기록하는 회의록입니다. 상법 제391조의3에 따라 작성하며 대표이사 선임·본점 이전 등에 사용합니다.

이사가 1명인 소규모 회사에서 이사회를 갈음해 이사가 단독으로 업무집행 사항을 결정하는 문서입니다. 상법 제383조·제393조에 근거합니다.

합의서는 당사자들이 분쟁이나 다툼을 원만히 끝내기로 합의한 내용과 조건을 문서로 남기는 서식입니다.

위임장은 본인을 대신해 특정 업무를 처리할 권한을 대리인에게 부여한다는 사실을 증명하는 서식입니다.

사실확인서는 특정한 사실관계가 진실임을 당사자나 관계자가 확인하고 증명해 주는 서식입니다.

내용증명은 어떤 내용의 문서를 언제 누구에게 보냈는지 우체국이 증명해 주는 우편으로, 독촉·통지의 근거를 남길 때 씁니다.

각서는 특정한 약속이나 다짐을 반드시 지키겠다고 서면으로 확약하고 서명·날인해 남기는 서식입니다.

교통사고 합의서는 사고 당사자가 손해배상 금액과 조건, 처벌 의사 등에 관해 합의한 내용을 정리하는 서식입니다.

탄원서는 수사기관이나 재판부에 피의자·피고인의 선처나 특정한 조치를 호소하기 위해 제출하는 서식입니다.

동의서는 개인정보 수집, 촬영, 시술 등 특정한 행위나 처리에 동의한다는 의사를 서면으로 밝히는 서식입니다.

수령확인서는 물품, 서류, 금전 등을 정상적으로 전달받았다는 사실을 수령인이 확인해 주는 서식입니다.

진술서는 본인이 직접 겪거나 목격한 사실관계를 시간 순서에 따라 서면으로 진술한 서식입니다.

반려동물 분양계약서는 강아지·고양이 등 반려동물을 분양·입양할 때 대금과 건강 상태, 책임 등을 정하는 서식입니다.

차용증은 돈을 빌려주고 받은 사실과 상환 조건을 적어 채권자가 보관하는 문서입니다. 원금·이자·변제일을 명확히 남겨 회수 위험과 분쟁을 줄입니다.

임대차계약서는 집·상가 등을 빌려주고 빌리는 조건을 정리한 문서입니다. 보증금·월세·기간·특약을 명확히 적어 임대인과 임차인의 권리를 지킵니다.

매매계약서는 파는 사람과 사는 사람이 물건·부동산의 대금과 인도 조건을 정한 문서입니다. 소유권 이전과 대금 지급을 분명히 남깁니다.

영수증은 돈이나 물품을 받은 사실을 증명하는 문서입니다. 받은 금액·사유·날짜와 받은 사람을 적어 지급 완료와 거래를 확인해 줍니다.