경영생활
발주서 작성법
구매자가 공급자에게 품목·수량·납기·단가를 지정해 주문 의사를 공식적으로 전달하는 구매 문서입니다. 견적을 확정하고 거래를 시작하는 단계에서 씁니다.
발주서 지금 바로 작성하기이런 상황에 필요해요
- 견적을 검토한 뒤 정식으로 주문할 때
- 납품 조건과 납기를 확정해 전달해야 할 때
- 구매 이력과 예산을 문서로 관리하고자 할 때
- 별도 계약서 없이 간이하게 주문 조건을 남길 때
작성 방법
- 1발주처와 공급처의 정보를 기재합니다.
- 2발주일자와 희망 납기를 명시합니다.
- 3품목·규격·수량·단가를 항목별로 작성합니다.
- 4공급가액·부가세·합계 금액을 구분해 계산합니다.
- 5납품 장소와 결제 조건을 적습니다.
- 6담당자명을 기재하고 직인을 날인합니다.
작성 시 주의사항
- •공급자가 발주 내용을 수락(승낙)하면 계약이 성립하는 효과가 있습니다.
- •앞서 받은 견적서의 조건과 일치하는지 확인하고 발주합니다.
- •금액이 부가세 포함인지 별도인지 명시해 정산 혼선을 줄입니다.
- •발주 이후 거래명세서·세금계산서로 이어지므로 문서 간 금액을 맞춥니다.
자주 묻는 질문
Q. 발주서와 계약서는 어떻게 다른가요?
발주서는 구매자가 주문 의사를 전달하는 문서이고, 계약서는 양 당사자가 조건에 합의해 서명한 문서입니다. 다만 공급자가 발주를 수락하면 계약이 성립한 것으로 볼 수 있습니다.
Q. 발주 후에 취소할 수 있나요?
공급자가 아직 수락하지 않았거나 착수 전이라면 협의로 취소가 가능하지만, 이미 승낙·이행이 시작되었다면 손해배상 등 책임이 따를 수 있습니다.
Q. 견적서 없이 바로 발주해도 되나요?
가능합니다. 다만 단가·조건 확인을 위해 견적서를 먼저 받는 것이 분쟁 예방에 도움이 됩니다.
Q. 납기가 지연되면 어떻게 하나요?
발주서나 별도 계약에 지체상금·지연 배상 조항을 두면 이를 근거로 대응할 수 있습니다. 납기와 지연 시 조건을 미리 명시하세요.
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